(Haimy.com) – Quản lý kho hàng hiện nay đã trở nên cực kì cần thiết cho mọi doanh nghiệp để đạt lợi nhuận tốt nhất. Để quản lý kho tốt cần tuân thủ một số phuong thuc quan ly kho hàng phù hợp. Tìm hiểu 3 phương thức và quy trình quản lý kho hàng phổ biến nhất hiện nay để xem hệ thống quản lý kho hàng của bạn có đang hoạt động hiệu quả không nhé!
3 phương thức quản lý kho hàng phổ biến
Phương thức quản lý kho hàng LIFO (Last In – First Out)
Ngược lại với phương pháp quản lý FIFO, LIFO (Nhập sau – Xuất trước) sẽ cho phép các hàng hóa nhập kho sau được xuất kho trước. Kiểu này phù hợp với các hàng hóa có thời gian sử dụng lâu, date dài ngày. Ví dụ như vật liệu xây dựng, thép, gỗ, hoặc những sản phẩm được lưu kho lâu mà không ảnh hưởng đến chất lượng ban đầu.
Đối với LIFO bạn cần chọn những loại kệ chứa hàng giúp thuận lợi cho việc lấy hàng vừa nhập vào ra nhanh để giao đi. Còn những hàng nhập kho cũ thì vẫn yên vị thoải mái trên hệ thống kệ. Các loại giá kệ để hàng nhà kho phù hợp với LIFO là kệ để hàng Selective, kệ Very Narrow Aisle (VNA), kệ Drive In,…
Phương thức quản lý kho hàng FIFO (First In – First Out)
FIFO – Nhập trước – Xuất trước là phương thức nhập – xuất hàng hóa theo tuần tự từ hàng cũ nhất đến hàng mới nhất. Đây là một chiến thuật quản lý kho hàng phù hợp cho các loại hàng có hạn sử dụng, date có thời hạn nhanh. Ví dụ như: thực phẩm (đồ ăn, đồ uống đóng gói,…) hoặc các hàng hóa nhanh lỗi thời, giá trị giảm theo thời gian (thời trang nhanh, hàng công nghệ,…)
Để sử dụng FIFO trong bố trí hàng hóa kho, nhân viên kho cần xếp hàng hóa theo thứ tự từ cửa nhà kho tiến dần lại vào bên trong. Hàng xếp từ tầng dưới trước rồi mới tới tầng sau.
Để tối ưu nhất khi dùng FIFO bạn nên sử dụng hệ thống kệ để hàng (racking system) có lối đi phía sau. Hoặc có thể lấy hàng từ hai bên. Để dễ dàng cho xe nâng lấy hàng ra vào kho.
Mỗi lô hàng cần được gắn thẻ với thông tin chi tiết về sản phẩm đó, ngày xuất – nhập để tiện việc tra cứu sau này. Các tầng kệ chứa pallet (pallet rack) cũng cần được đo đạc, tính toán, thiết kế cho phù hợp với lượng hàng hóa trong kho.
Phương thức quản lý kho hàng FEFO (First Expired – First Out)
FEFO – Hàng nào hết hạn trước – Xuất trước là phương thức quản lý kho hàng hay được dùng cho các sản phẩm cần luân chuyển nhanh. Nếu không sẽ dễ hết hạn, gây lãng phí cho doanh nghiệp.
Đối với FEFO cần rất chú ý đến hạn sử dụng của sản phẩm. Cần để hàng hóa hết hạn sớm ở ngoài để chuyển đi bán trước. Những hàng có hạn sử dụng lâu hơn nằm phía trong để đi sau. Bạn nên để những hàng hóa có cùng hạn sử dụng ở một khu vực chung. Để dễ nắm được thời điểm hết hạn.
FEFO thường được sử dụng trong ngành dược, kho dược phẩm, kho lưu trữ thuốc.
Quy trình quản lý kho hàng hiện nay
Nhập hàng vào kho theo quy trình quản lý kho hàng
- Sản phẩm sau khi được đưa vào kho sẽ được kiểm kê và đối chiếu với phiếu xuất hàng của bên nhà cung cấp. Sau bước kiểm tra, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho cho sản phẩm. Các thông tin chi tiết của hàng hóa sẽ được lưu trữ trên phần mềm quản lý/ excel hoặc sổ sách.
- Bố trí hàng hóa vào những vị trí đã định trong kho theo phương thức quản lý kho phù hợp. Việc xếp hàng cần có sự tính toán và tuân thủ theo phương thức quản trị kho. Để giúp việc vận chuyển hàng sau này được thuận lợi và dễ dàng.
- Thủ kho in tem lên thùng hoặc pallet chứa sản phẩm. Sau đó, chép lại vị trí lưu kho hàng hóa và sơ đồ của kho hàng.
Xuất hàng ra khỏi kho theo quy trình quản lý kho hàng
- Khi phiếu yêu cầu hay phiếu đề nghị xuất kho được gửi tới bộ phận kho vận. Bước xuất kho sẽ được tiến hành.
- Tiếp theo sẽ tới bước kiểm kê hàng tồn kho. Xem số lượng và chất lượng có đủ để xuất kho hay không. Bước này sẽ tiến hành nhanh nếu sử dụng phần mềm tra cứu hàng hóa trong kho. Nếu không đủ hàng tồn kho phục vụ cho đơn hàng. Thủ kho cần nhanh chóng có phương án nhập kho tiếp.
- Sau khi xong bước kiểm kê về chất lượng và số lượng hàng đảm bảo. Thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho. Thêm vào đó, nhân sự kho còn phải hoàn tất các thủ tục hóa đơn, chứng từ, giấy tờ khác nếu cần.
- Thủ kho xuất kho hàng hóa theo yêu cầu ban đầu.
- Kế toán cập nhật các thông tin xuất kho lên ứng dụng quản lý kho hàng. Bước này cần đảm bảo đếm được số lượng hàng tồn kho hiện tại của doanh nghiệp.
Kiểm kê hàng hóa theo kế hoạch định kì
- Nhà quản lý kho cần lên kế hoạch chi tiết và phân công nhân sự cụ thể. Các danh mục cần chú ý bao gồm: khu vực trữ hàng, mã hàng hóa, tên sản phẩm. Số lượng còn thực tế, số lượng báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm tra.
- Tiến hàng kiểm tra lượng hàng thực tế và kết quả ghi nhận trong sổ sách. Để xem có chênh lệch thì cần tìm hướng xử lý ngay.
Thống kê và báo cáo theo quy trình quản lý kho hàng
Để bước này được chính xác và dễ dàng bạn cần có: sổ sách kho, báo cáo xuất – nhập kho. Báo cáo vượt – dưới định mức kho, gợi ý nhập hàng, các báo cáo kiểm kê hàng. Hiện nay, nhờ các công nghệ quản lý kho hàng. Sẽ giúp bạn có cơ sở dữ liệu quản lý kho hàng dễ dàng, chính xác và không sai sót.
Bài viết đã nêu lên những điểm chính về các phương thức. Và quy trình quản lý kho hàng hiện nay. Hy vọng bạn sẽ có cách bố trí và quản lý kho hàng phù hợp. Để tối ưu nhất không gian lưu trữ và hiệu quả hoạt động bài toán quản lý kho hàng của doanh nghiệp.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN ĐẾN PHUONG THUC QUAN LY KHO HANG:
>> Kệ chứa hàng hiện nay áp dụng phương thức LIFO hay FIFO?