quản lý kho dược tránh thất thoát hàng hóa

Quản lý kho dược tránh thất thoát hàng hóa bằng cách nào?

(Haimy.com) – Kho dược là một thành phần không thể thiếu đối với các nhà thuốc, bệnh viện, công ty sản xuất dược phẩm hiện nay. Tuy ngày càng phổ biến nhưng các đơn vị thường mắc sai lầm trong quá trình lưu trữ gây ra thất thoát dược phẩm. Vạch ra quy trình quản lý kho dược rõ ràng sẽ giúp mang lại những lợi ích dài lâu cho các đơn vị kinh doanh thuốc.

Những vấn đề thường gặp trong quản lý kho dược  

Trong hoạt động kinh doanh nói chung, quản lý kho hàng là một khâu vô cùng quan trọng. Nó không chỉ giúp quản lý lượng hàng tồn kho, các thông tin xuất – nhập hàng. Nó còn ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Quản lý kho dược cũng tương tự. Việc quản lý chặt chẽ các hàng hóa trong nhà kho dược phẩm sẽ giúp đơn vị kiểm soát được chi phí và việc kinh doanh của mình. Tuy nhiên, hiện nay, việc quản lý kho dược vẫn đang gặp một số khó khăn phổ biến sau đây:

Kiểm kê thuốc không chính xác trong quản lý kho dược

Việc kiểm kê thuốc là điều cần thiết nhưng thường bị làm sơ sài, không chặt chẽ. Người quản lý kho cần nắm rõ tình hình thuốc trong kho dược: thuốc nào hết, thuốc nào cần mua thêm, thuốc sắp hết hạn,…

Không nắm được rõ lượng hàng tồn kho 

Việc quản lý kho dược không chỉ là ghi chép lại số lượng hàng xuất – nhập là đủ. Người quản kho cần nắm rõ chi tiết các loại hàng. Về chủng loại, số lượng, đặc điểm, hạn sử dụng, công dụng,… Sau đó phân loại và quản lý bằng các mã sản phẩm khác nhau hoặc ít nhất là chia thành các tầng phân biệt khác nhau. Điều này không chỉ giúp cho quá trình bán hàng nhanh chóng mà còn giúp kiểm tra được lợi nhuận hiện tại của việc bán hàng.

quản lý thuốc trong kho dược phẩm

Hàng hóa bị thất thoát 

Một số nguyên nhân gây ra vấn đề hàng hóa bị thất thoát trong kho dược là:

  • Nhân viên gian lận
  • Dược phẩm bị quá hạn sử dụng
  • Không nắm rõ số lượng hàng hóa xuất – nhập kho
  • Công tác quản lý hàng hóa kho chưa chặt chẽ
  • Kiểm kê không chính xác số lượng thuốc còn và đã sử dụng.

Quản lý hạn sử dụng các loại thuốc trong quản lý kho dược

Kho dược của bệnh viện hay nhà thuốc thường lưu trữ một lúc rất nhiều thuốc khác nhau. Thuốc là một chế phẩm có hạn sử dụng. Mỗi loại thuốc lại có hạn dùng khác nhau. Có thuốc sẽ hết hạn sớm và cũng có thuốc thời gian sử dụng dài hơn. Việc kinh doanh thuốc có một rủi ro là không nắm chắc được nhu cầu sử dụng và khi nào sẽ có người cần tới. Chính vì vậy, việc các đơn vị kinh doanh dược phẩm thiếu thuốc bán. Hoặc để lâu thuốc bị quá date sử dụng có thể xảy ra thường xuyên. Tình trạng này sẽ gây ra việc lãng phí thuốc, tiền của doanh nghiệp. Từ đó, gây giảm lợi nhuận chung của đơn vị kinh doanh.

Chưa tối ưu hết mức khả năng lưu trữ của kho 

Với số lượng lớn các loại thuốc đa dạng về chủng loại như kho dược. Việc bố trí sao cho gọn gàng và dễ tìm kiếm là không hề dễ. Để giải quyết vấn đề này, nhiều nhà thuốc và bệnh viện, kho của công ty sản xuất dược phẩm thường trang bị các hệ thống kệ để thuốc chuyên dụng.

  • Quy mô nhỏ của nhà thuốc là những kệ tải nhẹ có thể tải từ 100 – 150 kg/tầng.
  • Quy mô bệnh viện sẽ sử dụng kệ trung tải có sức tải từ 200 – 800 kg/tầng.
  • Quy mô lớn của các kho của công ty sản xuất thuốc, kho công ty dược sẽ cần sử dụng đến kệ tải nặng. Sức tải khoảng tầm vài trăm kg đến vài tấn.

quản lý kho dược tránh thất thoát

4 kỹ năng cần có của người quản lý kho dược

Để quản lý kho dược hiệu quả, người quản lý kho cần có nhưng kỹ năng sau:

Kỹ năng sắp xếp hàng hóa

Khi một lượng lớn các loại thuốc khác nhau để trong cùng một kho. Nếu chúng không được bố trí, phân loại riêng sẽ dễ dẫn đến tốn thời gian tìm kiếm khi cần tới. Đồng thời, nó cũng làm chiếm nhiều diện tích lưu trữ. Vì vậy, được bố trí hợp lý, khoa học ngay từ đầu. Hệ thống kệ kho chứa thuốc có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này dễ dàng.

kỹ năng quản lý kho dược

Kỹ năng kiểm kê hàng hóa trong quản lý kho dược

Nhân viên quản lý kho dược có nhiệm vụ rất quan trọng là kiểm kê hàng hóa, tiếp nhận hàng, xử lý các giấy tờ liên quan. Thêm vào đó, việc lập phiếu xuất – nhập kho cũng là một kỹ năng nhân viên kho cần có. Những giấy tờ này sẽ hỗ trợ tốt cho công việc quản lý kho hàng nói chung sau này.

Kỹ năng quản lý kho hàng 

Những công việc như: quản lý hàng tồn kho, thời gian, số lượng xuất – nhập, chủng loại, thông tin sản phẩm,… cần được thực hiện hàng ngày hoặc ít nhất là theo định kì. Để tránh việc thất thoát hàng hóa và tăng chi phí không cần thiết.

Kỹ năng mềm 

Công việc quản lý kho thuốc sẽ liên quan đến nhiều người. Từ khâu nhập thuốc, liên hệ với nhà cung cấp, các bên vận chuyển. Cho đến khâu bán hàng, nói chuyện với khách hàng. Khâu báo cáo, trình bày kết quả với quản lý hoặc chủ doanh nghiệp. Tất cả các khâu này đều cần đến những kỹ năng mềm trong giao tiếp cho công việc được chạy trơn tru và hiệu quả.

dược sĩ nói chuyện với khách hàng

 

Tóm lại, công việc quản lý kho dược yêu cầu nhiều kỹ năng để hỗ trợ cho việc bán hàng được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng. Bên cạnh đó, còn giúp tăng lợi nhuận, tránh thất thoát hàng hóa và quản lý tốt các chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Các nhà thuốc, bệnh viện, công ty dược nên chú ý những yếu tố này để đạt hiệu quả kinh doanh tối ưu nhất.

 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

>>> Bảo quản thuốc trong kho dược phẩm theo quy trình

>>> Kho dược đạt chuẩn GSP có đặc điểm gì?



viVietnamese