Quy trình 5S

5S là gì? Tại sao nên sử dụng 5S trong tổ chức?

(Haimy.com) – Tiêu chuẩn 5S hiện được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nhờ quy trình khoa học và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Nếu bạn đang có ý định áp dụng 5S thì cùng HAI MY RACK tìm hiểu qua bài viết này nhé!

Chuẩn 5S là gì? 

Là bộ tiêu chuẩn Nhật Bản gồm 5 nguyên tắc giúp cho việc quản lý, sắp xếp công việc có tổ chức và gọn gàng hơn. 5S hiện được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau. Nhằm giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và làm việc của các tổ chức và doanh nghiệp.

tiêu chuẩn 5s

Quy trình chuẩn 5S

Quy trình quản lý theo chuẩn 5S 

5S bao gồm 5 chữ S, chúng kết hợp với nhau tạo ra một quy trình 5S. Khi doanh nghiệp tuần tự thực hiện quy trình này sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức. Cụ thể như sau:

1. Seiri (整理) – Sàng lọc – SORT

Sàng lọc là bước đầu tiên của quy trình chuẩn 5s. Ở bước này, doanh nghiệp hoặc tổ chức sẽ phân loại tất cả các vật dụng đang có trong khu vực làm việc. Mục đích của bước này nhằm giúp chọn lọc giữ lại những thứ quan trọng và loại bỏ những vật dụng không cần thiết. Những vật dụng không cần thiết sẽ được xét mức độ thường xuyên sử dụng để cất đi, bán hay bỏ đi. Với các vật dụng số lượng lớn sẽ được xem xét để giữ bao nhiêu cho sử dụng và bao nhiêu để lưu trữ.

2. Seiton (整頓) – Sắp xếp – SET IN ORDER

Bước 2 của 5s là sắp xếp các vật dụng đã phân loại một cách có trật tự. Bước sắp xếp này sẽ được thực hiện dựa trên những tiêu chí: Dễ tìm – Dễ thấy – Dễ lấy – Dễ trả lại.

  • Để tiến hành bước này, doanh nghiệp cần đặt các vật dụng ở những vị trí nhất định. Thuận tiện cho việc tìm kiếm, lấy và sử dụng. Những vật dụng, máy móc được sử dụng nhiều hơn sẽ đặt gần hơn.
  • Một điều quan trọng là sau khi sắp xếp theo trật tự, cần có bảng hướng dẫn. Để cho tất cả mọi người đều biết về vị trí đặt để và thông tin của vật dụng.
  • Trong bước này, các doanh nghiệp, văn phòng, nhà máy sản xuất, kho chứa hàng,… thường lựa chọn hệ thống warehouse racking system như một giải pháp hiệu quả để sắp xếp và lưu trữ hàng hóa.
  • Tùy theo tải trọng hàng hóa và vị trí để hàng, doanh nghiệp sẽ chọn loại kệ để hàng phù hợp.
Quản lý kho theo chuẩn 5S bằng hệ thống kệ chứa hàng

Quản lý kho theo 5S bằng hệ thống kệ chứa hàng giúp phân loại và tiết kiệm thời gian tìm hàng hóa

3. Seiso (清掃) – Sạch sẽ – SHINE

Bước 3 là bước giữ cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ. Việc này được thực hiện qua việc vệ sinh vật dụng, khu làm việc hàng ngày và loại bỏ rác.

Bước này có vai trò giúp tăng chất lượng môi trường làm việc, giảm rủi ro sự cố, tai nạn. Và giúp tăng tính chính xác khi hoạt động của vật dụng, máy móc. Ví dụ: trong sản xuất, cần kiểm tra rò rỉ dầu hoặc chất bôi trơn, dây cáp thang máy bị mòn, bóng đèn bị cháy, cảm biến bẩn, v.v. Mục tiêu là để hạn chế lãng phí và đảm bảo an toàn cho người vận hành.

4. Seiketsu (清潔) – Săn sóc – STANDARDIZE

Bước 4 có vai trò quan trọng nhất để quyết định tính hiệu quả của toàn bộ quy trình 5S. Ở bước 4, doanh nghiệp phải xây dựng các tiêu chuẩn cho hệ thống 5S. Chúng bao gồm các tiêu chuẩn để giúp đo lường và duy trì 3S trước đó.

  • Các công việc cụ thể trong bước này là: hướng dẫn công việc, lên checklist, tiêu chuẩn công việc và các tài liệu liên quan.
  • Bước này quan trọng vì nếu làm việc không có tiêu chuẩn đánh giá thì đội ngũ dễ rơi vào trạng thái làm việc theo cách riêng mà không theo tiêu chuẩn chung.
  • Người vận hành sẽ được đào tạo để xác định điểm không hợp lý và chỉnh sửa chúng.

5. Shitsuke (躾) – Sẵn sàng – SUSTAIN

Để chuẩn 5s được tiến hành liên tục thì cần có S5. Ý nghĩa của bước này là tạo một nề nếp và thói quen cho nhân sự trong vận hành 5s. Bước này sẽ thành công khi toàn bộ quy trình được duy trì vận hành một cách liên tục và có hệ thống như một phần văn hóa công ty.

5S+1 

Một số tổ chức đã thêm một bước và đặt tên cho quy trình của họ là 5S + 1. Bước bổ sung đang được áp dụng là Safety (An toàn). Mục tiêu của việc bổ sung bước này là nhằm nâng cao sự an toàn lao động. Bằng cách xác định mọi mối nguy hiểm tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. Trên thực tế, khi doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt 5S thì đã bao gồm cả tính an toàn trong đó.

Mặt khác, ở một vài công ty Nhật, họ chỉ sử dụng 3S đầu tiên. Lý do là do đội ngũ đó có tính kỷ luật cao nên 3S là đã đủ để vận hành tốt mọi thứ.

Tại sao nên sử dụng 5S trong tổ chức?

Lợi ích của 5S trong sản xuất 

  • Loại bỏ những thiết bị, vật dụng không cần thiết, nơi làm việc được sạch sẽ và tổ chức tốt. Nhờ bước Sàng lọc đầu tiên sẽ giúp giữ lại những thứ quan trọng. Và lọc đi những vật dụng không cần thiết.
  • Giảm lãng phí nhiều khoản doanh nghiệp. Những chi phí như lưu kho, mua mới vật dụng, máy móc, trang thiết bị sẽ giảm xuống. Thời gian cũng được tiết kiệm khi bước Sắp xếp theo trật tự được tiến hành.
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Do có bước kiểm tra thường xuyên nên giúp nhanh chóng phát hiện hỏng hóc và phòng ngừa sự cố. Từ đó, quá trình làm việc cũng trơn tru và không bị gián đoạn.
  • Nâng cao sự tự giác và nề nếp của nhân viên: Việc áp dụng tiêu chuẩn 5S liên tục nâng cao tính tập thể. Đồng thời, tạo sự phối hợp cho đội ngũ.
Quản lý bằng 5S giúp tối ưu diện tích kho và dễ tìm kiếm hàng hóa

Quản lý theo 5S bằng kệ chứa hàng giúp tối ưu diện tích kho và bốc dỡ hàng hóa nhanh chóng

Lợi ích khi áp dụng 5S vào cơ quan hành chính

  • Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ giúp đảm bảo sức khỏe cho cán bộ, công nhân viên.
  • Lợi ích khi làm việc: Tiết kiệm thời gian, luôn sẵn sàng cho công việc, giảm thiểu sai sót.
  • Tăng hiệu suất: Quy định sắp xếp tài liệu giúp nắm được dễ dàng những công việc đã, đang và chưa giải quyết.
  • Lợi ích trong công tác lưu trữ: Sắp xếp và phân loại rõ ràng theo lĩnh vực, mức độ quan trọng hay thời gian lưu trữ,… Để biết khi nào nên loại bỏ. Và tài liệu nào vẫn cần phải tiếp tục lưu trữ.
  • Hạn chế được sự xuống cấp của các công cụ, máy móc. Phục vụ cho công việc cũng như hạ tầng của các văn phòng làm việc.
  • Đảm bảo an toàn tại chỗ làm việc, giảm thiểu sự cố.
  • Tăng tính kỉ luật và tự giác của cán bộ, công nhân viên.

Nguồn gốc sự ra đời của tiêu chuẩn 5S 

5S được áp dụng lần đầu ở công ty Toyota và phát triển nhanh chóng ở các công ty Nhật Bản. Sau đó được phổ biến sang những quốc gia khác. Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được ứng dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Vyniko (Nhật Bản).

Hiện nay, rất nhiều công ty ở Việt Nam đang áp dụng 5S. Do phương pháp mang lại nhiều lợi ích như: nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, đội ngũ cảm thấy thoải mái, năng suất lao động tăng, hiệu quả, tạo hình ảnh tốt cho doanh nghiệp.

5S in Japanese

Quy trình 5S bắt nguồn từ Nhật Bản

Các đối tượng có thể áp dụng quy trình 5S 

Quy trình 5S có thể áp dụng cho mọi tổ chức, dù ở quy mô và ngành nghề nào. Cụ thể như:

  • Các doanh nghiệp chuyên sản xuất: 5S giúp các công ty này cải thiện quy trình sản xuất, tăng năng suất lao động. Giảm lãng phí nguồn lực, cải thiện chất lượng sản phẩm và an toàn lao động cho nhân công.
  • Các doanh nghiệp làm dịch vụ: Quy trình 5S giúp cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Tăng khả năng phục vụ khách hàng, tạo môi trường làm việc vệ sinh và có tổ chức.
  • Các tổ chức công: Quy trình 5S sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý của các cơ quan. Cải thiện hình ảnh trước công chúng, tạo môi trường làm việc tốt cho đội ngũ công nhân viên.
  • Cá nhân: Quy trình 5S có thể áp dụng cho cá nhân để tạo ra môi trường sống gọn gàng, sạch sẽ. Tăng cường tính kỷ luật và hiệu quả trong công việc.

5S và Kaizen 

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế bắt nguồn từ nước Nhật. Kaizen được ghép giữa từ 改 (“kai”): thay đổi và từ 善 (“zen”): tốt hơn. Có thể hiểu là “thay đổi – tốt hơn” hoặc “ cải tiến – liên tục”. Trong tiếng Anh thuật ngữ này được gọi là “ ongoing – improvement” hoặc “ continuous – improvement”.
Cũng giống với Kaizen, mục tiêu mà 5s hướng tới cũng là giúp cải tiến quy trình làm việc. Nhưng cách thức thực hiện của 5s là tăng cường tính tổ chức và tính hiệu quả. Nói chính xác thì 5S sẽ giúp tạo nền tảng và cơ sở để doanh nghiệp áp dụng Kaizen. Một khi hình thành hệ thống tổ chức chuyên nghiệp, các doanh nghiệp có thể dễ dàng cải tiến các hoạt động của mình hơn.

Kaizen

Kaizen

Các yếu tố quyết định sự áp dụng thành công 5S trong doanh nghiệp 

1. Các lãnh đạo cấp cao có sự ủng hộ và cam kết thực hiện 

Điều kiện đầu tiên cho sự thành công của 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của nhóm các lãnh đạo cấp cao trong tổ chức. Nhiệm vụ của các lãnh đạo là cho phép thực hiện chương trình, hỗ trợ ra các cơ chế và chỉ định người phù hợp thực hiện.

2. Huấn luyện và đào tạo chi tiết cho đội ngũ 

Người vận hành 5S và tất cả nhân viên công ty cần được huấn luyện và đào tạo để thống nhất về cách thực hiện. Sau đó một kế hoạch thực hiện chi tiết là cần thiết. Kế hoạch giúp cho mọi người biết quá trình triển khai trong thực tế sẽ ra sao.

3. Tất cả mọi người đều cùng tham gia vào quy trình 

Quy trình 5S chỉ diễn ra hiệu quả khi cả doanh nghiệp đều cùng nhau thực hiện. Bao gồm cả lãnh đạo, quản lý và nhân viên đều cần cùng tham gia và đóng góp ý kiến. Điều này sẽ giúp việc ứng dụng quy trình được hiệu quả dài hạn.

4. Lặp lại quy trình 5S ở tiêu chuẩn cao hơn 

Quy trình 5S sẽ hoạt động hiệu quả nhất khi được lặp lại liên tục và có sự cải tiến.

5s-process-to-sucess

5S to Success (Nguồn: Internet)

Các bước triển khai quy trình 5S trong tổ chức 

Để triển khai quy trình 5S, bạn có thể tham khảo các bước sau:

Lập kế hoạch thực hiện 

Trước khi triển khai 5S trong doanh nghiệp, cấp lãnh đạo và quản lý cần đưa ra kế hoạch và lộ trình thực hiện cụ thể. Điều này đảm bảo áp dụng 5S một cách hiệu quả và phù hợp cho tổ chức.
Ngoài ra, có thể thành lập một đội ngũ chương trình để giám sát việc thực hiện các nguyên tắc 5S trong tổ chức.

Huấn luyện, hướng dẫn chi tiết cho đội ngũ 

Để đạt được thành công trong việc thực hiện 5S, điều quan trọng là đảm bảo mỗi cá nhân tham gia đều hiểu rõ ý nghĩa và cách thực hiện quy trình. Để làm được điều này, ban lãnh đạo cần có sự trao đổi thông tin thường xuyên với nhân viên. Ban lãnh đạo có thể khảo sát ý kiến nhân viên. Và từ đó điều chỉnh kế hoạch sao cho quá trình thực hiện được thuận lợi và lâu dài nhất.

Triển khai thực hiện  

Ở bước triển khai, 5S sẽ được tiến hành tuần tự. Từ sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng. Bước này cần đi kèm giám sát và đo lường. Nhằm đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện và đạt được mục tiêu ban đầu mà doanh nghiệp đề ra.

Staff in warehouse

Đội ngũ nhân sự đóng vai trò quyết định đến tính hiệu quả khi áp dụng 5S

Đo lường, đánh giá, cải tiến 

Quá trình cải tiến liên tục là bắt buộc khi áp dụng 5S. Doanh nghiệp có thể tự nhìn nhận độ hiệu quả khi thực hiện chương trình của mình. Hoặc cũng có thể tham khảo từ các tổ chức khác. Nhằm so sánh, rút kinh nghiệm và có giải pháp tối ưu hơn cho doanh nghiệp mình.

Duy trì việc thực hiện

Duy trì thực hiện là bước cuối cùng nhưng quan trọng trong cả quy trình 5S. Nó yêu cầu mỗi cá nhân phải biến việc thực hiện 5S thành thói quen. Và một phần của văn hóa doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu ban đầu. Tuyên dương thành tích và sử dụng đó làm động lực để duy trì việc thực hiện trong tổ chức. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo tuân thủ đúng và đủ các bước của quy trình. Để đảm bảo hiệu quả và ý nghĩa của chương trình.

Trên đây là bài viết về quy trình 5S và ứng dụng trong thực tế. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan để áp dụng trong doanh nghiệp của mình.

(Sưu tầm)

Để áp dụng quy trình 5S trong quản lý kho hàng thì hệ thống kệ chứa hàng là một trang bị không thể thiếu.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn áp dụng 5S cho văn phòng, kho hàng và cần tìm một đơn vị cung cấp kệ kho hàng uy tín, chất lượng
>> Vui lòng liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn, khảo sát kho, lên bản vẽ kệ kho hàng công nghiệp MIỄN PHÍ và BÁO GIÁ TỐT NHẤT.

HAI MY RACK – CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP HAI MY – 30 NĂM THIẾT KẾ, SẢN XUẤT VÀ LẮP ĐẶT KỆ KHO CHỨA HÀNG CÔNG NGHIỆP
Hotline: 0989 881 656 – 0978 475 575
Email: contact@haimy.com / phi-hoang@haimy.com

Logo Hai My 800 x 250

 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

>> Tổng hợp những app quản lý kho hàng tốt nhất hiện nay

>> Quản lý kho chứa hàng theo tiêu chuẩn ISO

>> Quản lý kho hàng với 4 cách hiệu quả và đơn giản