(Haimy.com) – Quản lý hàng tồn kho là nghệ thuật quản trị kho giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa lưu chuyển và tồn đọng. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều nguồn lực trong dài hạn. Hãy cùng Hai My Rack tìm hiểu về khái niệm quản lý hàng tồn kho này nhé!
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho không chỉ bao gồm các sản phẩm hàng hóa tồn đọng trong kho lâu mà nó còn bao gồm nhiều thành phần khác. Sau đây là một số phân loại hàng tồn kho thường được sử dụng:
Dựa trên đặc điểm hàng tồn kho sẽ chia thành:
- Nguyên vật liệu thô
- Thành phẩm
- Bán thành phẩm
- Nguồn vật tư
Dựa trên nguồn gốc hàng tồn kho sẽ bao gồm:
- Hàng được mua vào: Là các hàng hóa có nguồn gốc từ việc mua ngoài hoặc các đơn vị khác trong hệ thống của công ty.
- Hàng tự sản xuất: Là các hàng hóa được doanh nghiệp tự gia công và sản xuất.
- Hàng có nguồn gốc khác: Hàng tặng, liên doanh, các mặt hàng khác ngoài hai nguồn trên,…
Dựa trên mục đích sử dụng hàng tồn kho có thể chia thành:
- Hàng hóa dùng cho sản xuất kinh doanh: Là các hàng hóa được dự trữ để duy trì các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Danh mục này luôn cần đầy đủ và có sẵn. Để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp không bị gián đoạn.
- Hàng hóa chưa cần được sử dụng: Thông thường doanh nghiệp sẽ lưu kho nhiều hàng hoá hơn mức cần nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất. Số lượng hàng chênh lệch này được gọi là hàng tồn chưa cần sử dụng.
- Hàng hóa không cần được sử dụng: Là các hàng hóa không đạt yêu cầu về chất lượng. Nên không được sử dụng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là công việc quản lý tất cả các hoạt động về hàng hóa trong kho. Bao gồm: số lượng, tình trạng hàng, chủng loại, thời gian xuất – nhập,…
Nếu việc quản lý kho hàng hiệu quả và hợp lý sẽ giúp cho quá trình bán hàng, lưu chuyển hàng trong kho được thuận lợi. Từ đó giúp giảm các chi phí không cần thiết, hàng hóa luôn có sẵn phục vụ khách hàng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp về lâu về dài.
Tầm quan trọng của công tác quản lý hàng tồn kho
- Tiết kiệm chi phí: xuất – nhập, nhân sự, máy móc thiết bị, chi phí vận hành,…
- Bảo đảm nguồn cung có sẵn, kịp thời và liên tục cho khách hàng.
- Giảm thiểu tối đa các nguy cơ và rủi ro về hàng hóa: hàng hóa quá hạn sử dụng, hàng hỏng hóc, hàng ứ đọng,… gây lỗ tiền vốn.
- Duy trì ổn định quy trình Mua hàng – Sản xuất – Lưu trữ – Bán hàng.
- Tối đa hóa được doanh thu nhờ xử lý tốt sự lưu chuyển hàng hóa.
- Chủ động về nguồn hàng, thời gian và các nguồn lực khác.
Các cách quản lý hàng tồn kho tối ưu
1. Dựa trên phương thức xuất – nhập kho
Dựa trên các phương thức xuất – nhập để bố trí cấu trúc kho sao cho hợp lý sẽ giúp tối ưu sức chứa kho cũng như hỗ trợ việc vận chuyển hàng thuận lợi hơn.
Phương pháp FIFO
FIFO (First In – First Out) có nghĩa là hàng nào nhập trước sẽ ưu tiên xuất trước. Phương pháp này áp dụng cho những mặt hàng có hạn sử dụng ngắn như các mặt hàng thực phẩm, quần áo tiêu thụ nhanh, hàng công nghệ,…
Phương pháp LIFO
LIFO (Last In, First Out) thì ngược lại hoàn toàn với FIFO. Các hàng hóa mới nhập kho sẽ được xuất đi trước nhằm bảo đảm cập nhật thời giá, cân đối các chi phí sản xuất và kinh doanh phù hợp. Phương pháp này thường được áp dụng với những sản phẩm, hàng hóa có hạn sử dụng dài ngày hoặc có thể để tồn kho lâu mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
2. Bố trí hệ thống kệ chứa hàng để hỗ trợ quản lý hàng tồn kho
Hầu như tất cả các doanh nghiệp đang phát triển ở Việt Nam và thế giới đều sở hữu hệ thống kệ chứa hàng công nghiệp trong kho của mình. Hệ thống kệ kho hàng này giúp bảo quản, phân loại và quản lý hàng tồn kho hiệu quả và dễ dàng. Các dãy kệ kho sẽ giúp bạn tìm kiếm hàng nhanh chóng, đỡ tốn thời gian. Việc lấy – bỏ hàng cũng thuận lợi và dễ dàng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và nhân lực trong kho.
Hệ thống kệ chứa hàng cũng rất bền, có thể chịu tải nặng trong tầm 10 – 20 năm nên là một khoản đầu tư dài hạn và có ích cho nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Bất kể là ngành nghề nào từ: vận tải (logistics), kho dược phẩm, kho lạnh (thủy hải sản xuất khẩu, trái cây, thực phẩm tươi sống,…). Cho đến những kho hàng công nghiệp ngành nghề khác như: máy móc, thiết bị, hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), thực phẩm đóng gói, quần áo, may mặc, xưởng sản xuất (gỗ, vải, vật liệu xây dựng),… thì kệ chứa hàng cũng là một giải pháp tối ưu và dài hạn giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Đầu tư vào hệ thống kệ chứa hàng là một khoản chi phí không nhỏ. Vì vậy, bạn nên chọn những nơi bán kệ kho hàng uy tín và chất lượng để đảm bảo số tiền đầu tư là hữu ích và có lời.
3. Phương pháp sử dụng mã SKU và phần mềm quản lý hàng tồn kho
SKU (Stock Keeping Unit) hay mã hàng hóa, là một chuỗi các kí tự bao gồm chữ và số. Dùng để phân loại các sản phẩm có đặc tính giống nhau. Mã SKU được dùng phổ biến trong logistics để giúp định vị chỗ để hàng hóa nhanh hơn. SKU còn giúp người quản lý kho nhanh chóng nắm được đầy đủ tất cả các thông tin và đặc điểm của hàng hóa.
Mã SKU và mã vạch rất có ích cho công việc quan ly hang ton kho. Tuy nhiên, để kiểm soát một cách tự động hóa và chuyên nghiệp về dài hạn. Bạn nên tính đến việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Ưu điểm của phần mềm quản lý kho là độ chính xác và nhanh chóng. Bạn có thể nhận báo cáo về các hoạt động xuất – nhập hàng hóa trong kho dễ dàng. Phần mềm cũng tự cập nhật những thay đổi mới nhất của hàng hóa một cách gọn gàng mà không cần dùng đến sổ sách phức tạp.
Một số phần mềm quản lý hàng tồn kho nổi tiếng được sử dụng nhiều gần đây:
- KiotViet
- WPro
- Adaline
- BS Silver
- SSE
- Sapo
Bài viết vừa nêu lên 3 cách giúp bạn quản lý hàng tồn kho tối ưu. Hy vọng bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN ĐẾN QUAN LY HANG TON KHO:
>> Bảo quản hóa chất an toàn với các lưu ý quan trọng