(Haimy.com) – Hiện nay để đạt sự tối ưu trong việc kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng cách quản lý kho theo chuẩn ISO. Vậy quy trình ấy như thế nào? Tối ưu ra sao? Hãy cùng Hai My Rack tìm hiểu thông qua bài viết sau:
Quản lý kho theo chuẩn ISO là gì?
Trước khi tìm hiểu về quản lý kho theo chuẩn ISO, chúng ta cần biết quản lý kho là gì?
Quản lý kho là chuỗi hoạt động bao gồm các công việc được thực hiện trong kho hàng mỗi ngày nhằm giúp hàng hóa được luân chuyển phục vụ công việc kinh doanh. Hoạt động quản lý kho sẽ bao gồm: công tác nhận hàng, nhập hàng, chuyển hàng, xuất hàng, kiểm kê và báo cáo. Các hoạt động này trong kho được diễn ra liên tục và thường xuyên. Nhằm hỗ trợ việc kinh doanh của doanh nghiệp được trôi chảy và thuận lợi.
Quản lý kho theo chuẩn ISO là quá trình quản lý kho dựa trên những nguyên tắc của Tổ chức ISO nhằm quy chuẩn hóa, tối ưu nhất các hoạt động kho. Bộ tiêu chuẩn ISO là những đúc kết và kinh nghiệm đến từ các chuyên gia khắp nơi trên thế giới. Vì vậy, khi doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn này sẽ giúp quá trình kinh doanh được tối ưu hơn rất nhiều. Từ đó giúp quản lý tốt các mặt hàng tồn kho. Tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh.
>> See also: Tiêu chuẩn ISO là gì? Có các loại ISO nào?
Những lý do nên quản lý kho theo chuẩn ISO
- Chuyên nghiệp hóa hệ thống quản lý kho hàng
- Giảm lượng hàng thất thoát
- Hỗ trợ quá trình mua hàng nhanh chóng
- Cầu nối giữa quá trình sản xuất và kinh doanh
- Duy trì lượng hàng tồn kho đủ cho quá trình bán hàng
- Giúp quá trình kinh doanh được diễn ra liên tục, trơn tru
- Khi có vấn đề xảy ra sẽ tìm ra nguyên nhân nhanh chóng để giải quyết
- Kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa dễ dàng, chính xác
- Tiết kiệm cho doanh nghiệp thời gian, các chi phí về nhân công, chi phí vận hành,…
Quy trình quản lý kho theo chuẩn ISO
Các bước của quy trình quản lý kho theo chuẩn thường bao gồm:
Kiểm tra thông tin hàng hóa
Cơ sở dữ liệu hàng hóa của mỗi doanh nghiệp là rất cần thiết trong việc quản lý kho hàng theo chuẩn. Sự thống nhất về dữ liệu trong sổ sách và thực tế sẽ giúp kiểm soát được hàng hóa tốt hơn. Các thông tin như: tình trạng, mô tả sản phẩm, thời gian xuất nhập, số lượng,… cần được lưu trữ chi tiết và chính xác. Nó phục vụ cho quá trình quản lý và đối chiếu thông tin sau này.
Mua hàng hóa
Dựa trên tình hình tồn kho trong nhà kho, doanh nghiệp sẽ tiến hành lên kế hoạch mua mới sao cho hợp lý. Để thực hiện bước này, chủ kho hàng cần nắm được các thông tin của quá trình kinh doanh. Những thông tin như: loại hàng xuất nhập, thời gian, số lượng, kích thước, giá cả, các nhà cung cấp,…
Có được những thông tin này thì quá trình mua hàng sau đó sẽ được diễn ra nhanh chóng và đem lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp. Tránh được tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt không cần thiết.
Nhập kho
Đây là một bước quan trọng cần được nhân viên kho chú ý thực hiện theo quy trình:
- Tiếp nhận các chứng từ mua hàng và kiểm tra theo quy trình
- Làm phiếu nhập kho cho doanh nghiệp và bên cung ứng hàng hóa
- Kiểm kê chất lượng hàng hóa và lập phiếu báo cáo
- Lưu lại thông tin về hàng hóa: tên sản phẩm, loại, thời gian nhập kho, số lượng, màu sắc, đóng gói,…
Lưu trữ thông tin hàng hóa
- Cất giữ đầy đủ các chứng từ, thông tin của hàng hóa như: danh mục sản phẩm, các nguyên vật liệu, linh kiện, vật tư,…
- Bố trí hàng hóa trong kho khoa học và có tổ chức để dễ tìm kiếm và kiểm kê.
- Bước lưu trữ thông tin cần được thực hiện cẩn thận và chính xác để hỗ trợ xem lại sau này. Hiện nay bước lưu trữ trở nên dễ dàng hơn cho quản kho khi mà có các ứng dụng quản lý kho hàng. Công nghệ quản lý mới này sẽ giúp tăng tính chính xác trong công tác quản lý hàng hóa. Đồng thời giảm bớt thời gian và chi phí nhân công cho doanh nghiệp.
Xuất kho
Quá trình xuất kho cũng cần tuân theo các quy định như:
- Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ trong lúc giao hàng.
- Tiến hành xác nhận phiếu yêu cầu xuất kho cho các bên cần tới.
- Tạo cơ sở dữ liệu thông tin hàng hóa sau khi hàng ra khỏi kho.
- Dán mã theo dõi hàng hóa.
- Thống kê hàng hóa xuất kho định kỳ.
Kiểm kê và báo cáo – Quản lý kho theo chuẩn ISO
Bước kiểm kê là một bước cần thiết mà doanh nghiệp cần thực hiện theo định kỳ. Vai trò của kiểm kê là để theo dõi hàng hóa và đối chiếu với các số liệu xem có khớp với nhau không. Từ đó theo dõi được tình hình hàng hóa vận hành trong doanh nghiệp qua các thời điểm. Những đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí và nguồn lực. Hiệu quả kinh doanh cao hơn và tránh thất thoát hàng hóa mà không rõ nguyên nhân.
Tóm lại, quy trình quản lý kho theo chuẩn ISO giúp các doanh nghiệp tinh giảm những bước không cần thiết trong quy trình quản lý. Tăng tốc độ hiệu quả hoạt động. Đồng thời giảm các lãng phí và giúp việc quản lý trở nên đơn giản, chính xác hơn.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN ĐẾN QUAN LY KHO THEO CHUAN ISO:
>> Bố trí hệ thống kệ kho chứa hàng tối ưu, hiệu quả